Protocolo, el anfitrión de lujo de cada evento

El éxito de un evento depende indiscutiblemente del protocolo especifico aplicado al mismo.

Así, quizas suene complicado o dificil de interpretar, pero por ser la base y estructura del evento merece que le demos su lugar y lo presentemos como corresponde. La normalización de su uso nos ha llevado a pensar que el protocolo son los buenos modales, el buen trato, la amabilidad y la cortesía,  pero en realidad no es así.

Cuando se convoca a un organizador de eventos,  lo primero que hará es  identicar cuatro puntos:

Por qué se realiza el evento;

Para que se realiza;

A que publico está dirigido y

Que tipo de evento es, social, deportivo, corporativo, diplomatico, etc.

Habiendose obtenido la información comienza a delinearse en primer lugar que tipo de  protocolo se debe seguir.

El protocolo en eventos comprende un  conjunto de normas y requerimientos generales así como las actividades  que lo enmarcaran y el orden en que se sucederan e inclusive el tipo de vestimenta.

Un evento se divide en tres fases: la organización previa, el evento en sí mismo y el post-evento. Cada una de las partes tiene sus particularidades y el protocolo a seguir puede variar.

Por ejemplo, el protocolo de un evento social  no será el mismo que el de un evento diplomático. Sin embargo, comparten ciertas características.

Protocolo previo al evento requerirarequerirá definir;

• Fecha y lugar. El emplazamiento será uno de los factores decisivos para diseñar el protocolo del evento. Los actos al aire libre, por ejemplo, suelen tener un estilo más informal; mientras que los eventos que se celebran en salones, congresos u otros lugares similares cobran mayor importancia. El cuanto al horario, es importante ser puntual en el inicio y en la finalización de la ceremonia.
• Invitados. El público que va a asistir al acto determina, en gran medida, el protocolo que se va a llevar a cabo. En el caso de eventos diplomadiplomáticos, el protocolo es mucho más formal, pues los asistentes son profesionales con grandes responsabilidades a su cargo, por ejemplo. El diseño de la invitación es de importancia en estos casos.
• Programa de actos. Antes de iniciar el evento, se debe diseñar un programa de actos en el que figuren todas las personas que tomarán la palabra, el tiempo de intervención y otros aspectos esenciales. El timming se debe cumplir para que todas las actividades se puedan llevar a cabo sin inconvenientes.
• Infraestructura. La infraestructura y los elementos necesarios para llevar a cabo el evento deben valorarse antes de iniciarlo, nunca después. Es imprescindible planificar todas estas cuestiones con antelación: sistemas de audio y video, atriles, tarimas, material informativo, presentaciones y discursos.

Protocolo durante el evento:

Todo lo relativo al mismo debe estar planificado y preparado para garantizar el éxito, asi por ejemplo será el Anfitrión la persona responsable de dar la bienvenida a los asistentes, dirigir el acto y coordinar las actividades y despedir a los invitados cuando el evento finalice, entre otros. En caso de que el evento incluya comida, cena o aperitivos, estas se deben regir por el protocolo en eventos para banquetes. Hay que valorar diversos aspectos: la distribución de las mesas si las hubiere, la distribución de invitados, la decoración, el tipo de alimentos que se servirán,  la bebida  etc.

Los invitados deben convocarse alrededor de una hora como mínimo antes de iniciar el evento. Durante este período de tiempo se les dará la bienvenida y se les informará del lugar que ocuparán, etc.